Oplysning om persondata til gæster
Retningslinjer for behandling af personoplysninger for gæster i forbindelse med opfyldelse af aftale hos A Place To Hotel A/S CVR-nr. 34704627.
Sidst opdateret den 15. december 2023.
Oversigt:
Generelt
Dataansvarlig
Personoplysninger
Hvad er personoplysninger?
Hvor længe opbevarer vi personoplysninger?
Hvad bruger vi personoplysninger til?
Hvem deler A Place To Hotel dine personoplysninger med?
Tilbagekaldelse af samtykke
Retten til indsigt i dine personoplysninger
Beskyttelse af personoplysninger
Ændringer i behandling af personoplysninger
Kontakt
Generelt
Gennem din aftale med A Place To Hotel, indsamles der personoplysninger om dig. Retningslinjerne er udarbejdet ud fra EU’s Databeskyttelsesforordning, som har virkning i Danmark fra d. 25. maj 2018, samt den nye danske databeskyttelseslov, der supplerer reglerne i databeskyttelsesforordning og den nuværende persondatalov (samlet ”gældende lovgivning”).
Her kan du læse om de informationer, der indsamles, hvordan oplysningerne behandles, hvad de bruges til, hvem der har afgang til oplysningerne og hvem du kan kontakte, hvis du har spørgsmål eller indsigelser.
Dataansvarlig
De enheder, der er ansvarlige for behandlingen af dine personlige oplysninger, er:
A Place To Hotels A/S
CVR-nr. 34704627
Grådybet 73A
6700 Esbjerg
Danmark
E-mail: esbjerg@aplacetohotel.com
Telefon + 45 86 86 86 00
Life Peaks ApS
CVR-nej: 36968729
Hovedgaden 53
8220 Brabrand
Danmark
E-mail: lifepeaks@lifepeaks.dk
Telefon: +45 71 99 26 41
Meta Inc.
1 Hacker Måde
Menlo Park, Californien 94025
Amerikas Forenede Stater
Personoplysninger
Som et naturligt led i A Place To Hotels markedsføring og aktiviteter, sker der behandling af personoplysninger om vores gæster og besøgende på vores hjemmeside. Denne politik beskriver hvordan A Place To Hotel behandler de personoplysninger, som indsamles ved brug af hotellets hjemmeside samt i forbindelse med dit ophold på vores hotel.
Hvad er personoplysninger?
A Place To Hotel indsamler, lagrer og behandler personoplysninger om dig i forbindelse med dit besøg på hotellet samt din brug af vores hjemmeside. Disse personoplysninger vil som oftest være navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, fødselsdato, kreditoplysninger samt oplysninger knyttet til dit ophold på A Place To Hotel, præferencer, forbrug med videre.
Oplysningerne indsamles som udgangspunkt direkte fra dig, men vi kan også modtage oplysninger fra andre kilder, herunder selvstændige udbydere af bookingservices.
De indsamlede personoplysninger bruges til at identificere dig som gæst og levere de services, du har købt af os.
De personoplysninger, som vi indsamler i forbindelse med opfyldelse af aftalen, vil blive opbevaret i vores IT-system og/eller i et fysisk register.
Hvor længe opbevarer vi personoplysninger?
A Place To Hotel sikrer den nødvendige ajourføring af de opbevarede oplysninger, så personoplysningerne til enhver tid er korrekte.
Dine personoplysninger vil blive slettet, når det ikke længere er nødvendigt for A Place To Hotel, at behandle eller opbevare dem til brug for ovenstående formål eller på grundlag af andet legitimt formål – herunder på grundlag af gældende lovgivning eller med henblik på retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Optagelser fra videoovervågning slettes eller anonymiseres senest 14 dage efter, optagelsen fandt sted, medmindre det er nødvendigt for A Place To Hotel at opbevare optagelserne med henblik på at behandle en konkret tvist, det kan for eksempel være i forbindelse med opklaring af kriminalitet eller andre ulovlige handlinger. Optagelser fra videoovervågning til andre formål vil blive slettet, når det ikke længere tjener et sagligt formål at opbevare oplysningerne.
Hvad bruger vi personoplysninger til?
– Booking af hotelophold.
Med henblik på at gennemføre booking af hotelophold behandler A Place To Hotel oplysninger om dig til brug for opfyldelse af aftalen, vi beder for eksempel om din e-mailadresse, så vi kan sende dig en kvittering på dit køb. Når du booker ophold via vores hjemmesider, behandles dine kreditkortoplysninger af vores betalingsudbyder.
– Ophold på A Place To Hotel.
Vi behandler og opbevarer oplysninger om dig i forbindelse med dit ophold hos os og de services, du har bestilt, så vi har mulighed for at give dig den bedste oplevelse under dit ophold samt ved fremtidige ophold hos os.
I visse tilfælde er vi forpligtet til at anmode dig om at fremvise ID i form af pas eller lignende med henblik på dokumentation.
– Kundetilfredshedsundersøgelser.
Hvis du har afgivet din e-mail i forbindelse med din booking af ophold hos A Place To Hotel, vil vi i visse tilfælde efter dit ophold sende dig en e-mail, der indeholder link til en kundetilfredshedsundersøgelse. Vi behandler din besvarelse med henblik på at forbedre vores services.
– Markedsføring og nyhedsbreve.
Hvis vi har modtaget dit samtykke hertil, vil A Place To Hotel behandle dine personoplysninger til fremsendelse af e-mails og nyhedsbreve med blandt andet aktuelle tilbud og informationer om arrangementer. Hvis du på et tidspunkt ikke ønsker at modtage e-mails og nyhedsbreve, kan du framelde dig ved at benytte afmeldingslinket i bunden af nyhedsbrevet eller henvende dig direkte til os via esbjerg@aplacetohotel.com.
– Overvågning.
A Place To Hotel foretager videoovervågning på vores lokaliteter. Det sker på baggrund af A Place To Hotels legitime interesse i at forebygge kriminalitet samt sikre sikkerheden for vores gæster og ansatte.
Optagelserne vil kun blive gennemset i tilfælde af mistanke om kriminelle handlinger eller i forbindelse med intern/ekstern kontrol. Optagelserne kan også blive gennemgået for at afklare sikkerhedsrelaterede hændelser. Optagelser kan i tilfælde af kriminelle handlinger eller mistanke herom videregives til politiet.
– Kundeservice og kommunikation.
Når du henvender dig til A Place To Hotel, indsamler og behandler vi de oplysninger, som du afgiver med henblik på at behandle din henvendelse. Vi opfordrer dig til ikke at afgive personfølsomme oplysninger til os, medmindre de er strengt nødvendige for behandlingen af din henvendelse. I den forbindelse bør oplysninger alene sendes i krypteret form, hvis de sendes via e-mail.
– Brug af hjemmeside.
Du kan tilgå www.aplacetohotel.dk uden at oplyse os om dine persondata. Ved tilgang til hjemmesiden uddeles der et ID til din session, som ikke kan identificere dig som person.
A Place To Hotel har brug for en række personoplysninger for at kunne handle med dig eller din virksomhed, opretholde servicering af kundeforholdet samt markedsføre produkter og ydelser. Visse af disse oplysninger indsamles og behandles efter lovkrav i henhold til hvidvasknings- og bogføringsloven.
Følgende oplysninger kan blive indsamlet og behandlet, når du besøger aplacetohotel.dk: e-mailadresse, for- og efternavn, adresse, telefonnummer, alder, køn, tekniske detaljer som IP-adresser, adfærd (inklusiv besøgte URL, event triggers, handlinger såsom klik, åbningsrater, log-in, tid på hver side m.v.), geografiske data samt data der måtte være nødvendige for gennemførsel af en handel.
A Place To Hotel indsamler og behandler oplysninger om dig, når du: opretter en konto, foretager køb, sender forespørgsler, klager og/eller interagerer med os på anden vis, tilmelder dig og/eller interagerer med online markedsføringsmaterialer (ikke begrænset til nyhedsbreve, sms, annoncer på tredjepartshjemmesider eller lignende) og afgiver personoplysninger på anden vis til A Place To Hotel.
Vores hjemmeside scannes løbende for sikkerhedsbrister og svagheder, så vi hurtigst muligt kan udelukke potentielle datalækager og dermed gøre vores hjemmeside så sikker som muligt. Der scannes ligeledes regelmæssigt for malware.
Dine personlige oplysninger opbevares på sikrede netværk og kan kun tilgås af en begrænset mængde medarbejdere med rettigheder til denne type information.
I tilføjelse af ovenstående behandles eventuelle sensitive oplysninger og betalingsinformationer på krypterede servere, der ikke kan tilgås udefra.
Kreditkortinformationer behandles af kortindløsere og kan ikke tilgås af A Place To Hotel eller ansatte hos kortindløsere. Disse transaktioner opbevares ikke på interne servere og behandles på intet tidspunkt af A Place To Hotel.
A Place To Hotel kan anvende Google Analytics til indsamling af besøgsstatistik og videregiver i den forbindelse IP-adresser. Privatlivsvilkårene for Google Analytics accepteres ved besøg på aplacetohotel.dk og kan findes her: https://safety.google.
Disse oplysninger lagres på servere i EU. Nogle personoplysninger administreres af en tredjepart (databehandler), som opbevarer og behandler personoplysninger på A Place To Hotels vegne i henhold til denne datapolitik og den gældende lovgivning om beskyttelse af persondata.
– Datalækage.
Vi tager sikkerhedsbrud og datalækage meget alvorligt. Ved mistanke om datalækage fra A Place To Hotels interne servere eller hos eksterne partnere iværksættes en række initiativer, der skal sikre vores kunder og brugere bedste muligt. Dette indebærer blandt andet afdækning af den potentielle skades omfang, meddelelse til potentielt ramte kunder og brugere, meddelelse til Datatilsynet samt handlinger, der skal forsøge at inddæmme omfanget af skaderne.
Har vi mistanke om datalækage fra hjemmeside eller dennes eksterne partnere, vil alle implicerede, herunder også brugeren, blive informeret herom inden for 72 timer. Har du mistanke om, at dine data er lækket fra A Place To Hotel, bedes du til enhver tid kontakte os.
– Andre formål.
Udover ovenstående formål kan A Place To Hotel også behandle dine personoplysninger med henblik på at opfylde lovkrav eller for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.
Hvem deler A Place To Hotel dine personoplysninger med?
Videregivelse af dine personoplysninger til tredjepart kan ske, hvis du har givet samtykke hertil, samt hvis det er nødvendigt for at opfylde en aftale, du er part i, f.eks. i forbindelse med bestilling af en rejse/billet. Under visse omstændigheder og i henhold til lovgivningen kan det være nødvendigt at videregive personoplysninger til offentlige myndigheder eller politiet – det kan f.eks. ske i tilfælde af mistanke om kreditkortsvindel.
A Place To Hotel overlader i visse tilfælde dine personoplysninger til hotellets leverandører f.eks. i forbindelse med udsendelse af nyhedsbreve. Disse leverandører behandler alene personoplysninger på A Place To Hotels vegne og efter vores instruks og kan således ikke behandle personoplysninger til egne formål.
Tilbagekaldelse af samtykke
Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet til A Place To Hotel. Herefter sletter vi personoplysningerne, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet legitimt grundlag. Tilbagekaldelse af samtykke kan dog medføre, at det ikke længere vil være muligt for os at tilbyde dig samme produkter og services.
Tilbagekaldelse af samtykke til vores nyhedsbrev kan ske via afmeldingslinket direkte i henvendelsen.
Retten til indsigt i dine personoplysninger
Du har ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger A Place To Hotel behandler om dig og til hvilket formål. Du har også ret til at gøre indsigelse mod, at dine personoplysninger behandles, herunder din profilering og ret til at kræve berigtigelse, sletning eller blokering af oplysninger, der er urigtige, vildledende eller på lignende måde behandlet i strid med lovgivningen eller kræve begrænsning af behandlingen.
Beskyttelse af personoplysninger
A Place To Hotel lægger stor vægt på, at alle personoplysninger behandles fortroligt og at oplysningerne kun behandles af medarbejdere, der er instrueret i, hvordan personoplysninger skal behandles for at undgå, at oplysninger tilintetgøres eller kommer uvedkommende i hænde.
Ændringer i behandling af personoplysninger
Vi forbeholder os ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. Hvis retningslinjerne ændres, vil det fremgå af datoen øverst på siden.
Kontakt
Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som er registreret om dig hos A Place To Hotel, skal du kontakte hotellet på e-mail esbjerg@aplacetohotel.com.
Er der registreret forkerte data eller har du andre indsigelser, skal du henvende dig samme sted.
Ønsker du at klage over A Place To Hotels behandling af dine personoplysninger, kan dette ske til Datatilsynet:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300 København K
3319 3200
English
Information about personal data to our guests
Guidelines for processing personal information for guests in connections with the agreement of A Place To Hotel A/S CVR-nr. 34704627.
Updated December 15th, 2023.
Overview:
General
Data controller
Personal data
What is personal data?
How long do we keep personal data?
What do we use personal data for?
With whom does A Place To Hotel share your personal data?
Withdrawal of consent
Your rights
Security
Changes in the processing of personal data
Contact
General
Through your agreement with A Place To Hotel, we will collect personal data about you. These guidelines have been prepared from the EU Data Protection Regulation, which takes effect in Denmark from 25 May 2018, as well as the new Danish Data Protection Act, which complements the data protection regulations and the current Personal Data Act (collective “current legislation”).
Below you can read about the data collected, including how the data is processed, what they are used for, who has access to the data and who you can contact if you have questions or objections regarding the collected data.
Data controller
The entities responsible for the processing of your personal information is:
A Place To Hotels A/S
CVR-nr. 34704627
Grådybet 73A
6700 Esbjerg
Danmark
E-mail: esbjerg@aplacetohotel.com
Telefon + 45 86 86 86 00
Life Peaks ApS
CVR-nej: 36968729
Hovedgaden 53
8220 Brabrand
Danmark
E-mail: lifepeaks@lifepeaks.dk
Telefon: +45 71 99 26 41
Meta Inc.
1 Hacker Måde
Menlo Park, Californien 94025
Amerikas Forenede Stater
Personal data
As a natural part of A Place To Hotels activities and marketing, personal data on our guests and visitors on our website will be processed. This policy describes how A Place To Hotel processes the personal data collected in connection with your stay at our hotel as well by using the hotel’s website.
What is personal data?
A Place To Hotel collects, stores and processes personal data in connection with your visit at the hotel as well as using our website. Such personal data includes name, address, email address, phone number, date of birth, credit information and information about your stay at A Place To Hotel, preferences, use, etc.
The personal data is generally collected directly from you, but we may also receive information from other sources, including independent providers of booking services.
The personal information we collect is used to identify you as a guest and to provide the services you have purchased from us.
The personal data we collect in connection with the performance of the agreement will be stored in our IT system and/or in a physical registry.
How long do we keep personal data?
A Place To Hotel ensures that the stored data is brought up to date as required to the effect that the personal data is always correct.
Your personal data will be deleted when it is no longer necessary for A Place To Hotel to process or store such data for the aforesaid purposes or for other legitimate purposes, including in compliance with applicable law, or with a view to establishing, exercising or defending legal claims.
Recordings from video surveillance will be deleted or anonymized no later than 14 days after the recording took place, unless is it necessary for A Place To Hotel to store the recordings for the purpose of dealing with a specific dispute, for example in relation to solving crime or other illegal actions. Recordings from video surveillance for other purposes will be deleted when it no longer serves an objective purpose to store the information.
What do we use personal data for?
A Place To Hotel processes your personal data for the following purposes:
– Booking of hotel accommodation.
To complete bookings of hotel accommodation, A Place To Hotel processes your personal data for the purpose of executing the agreement, including, for example, your email address, for us to be able to send you a receipt for your purchase. When booking accommodation on our websites, your credit card information will be processed by our payment provider.
– Stays with A Place To Hotel.
We process and store your personal data in connection with your stay at our hotel and to offer you the services you may have ordered. We collect and process your personal data to give you the best experience during your stay at A Place To Hotel and the best possible services also in respect of any future stays. In certain circumstances we must ask you to show your ID by way of your passport, etc., for documentation purposes.
– Customer satisfaction surveys.
If you have provided us with your email address in connection with your booking of a stay with A Place To Hotel, we will in certain circumstances send you an email following your stay containing a link to a customer satisfaction survey. We process your reply in that respect with a view to improving our services.
– Marketing and newsletters.
If you have given your prior consent, A Place To Hotel will process your personal data for the dispatch of emails and newsletters from us, including, among other things special offers and information on events and discounts. If at some point you do not wish to receive such emails and newsletters, you may request to be removed from the mailing list by sending an email to esbjerg@aplacetohotel.com or by using the unsubscribe link at the bottom of the newsletter.
– Video surveillance.
A Place To Hotel uses video surveillance on our premises. Video surveillance takes place because of our legitimate interest in preventing crime as well as guaranteeing the safety of our guests.
The recordings will only be accessed and reviewed in case of suspicion of criminal actions or internal/external audits. The recordings may also be reviewed for the purpose of clarifying safety related incidents.
In case of criminal actions or suspicion of criminal actions or if disclosure is required by law, the recordings may be disclosed to the police.
– Customer service and communication.
When you communicate with A Place To Hotel, we collect and process the data given by you with a view to processing your inquiries. We urge you not to provide us with sensitive personal data unless such sensitive personal data is strictly required for the processing of your inquiry. In such event, the sensitive personal data should be forwarded in highly encrypted format only if forwarded by email.
– Use of website.
You can access aplacetohotel.dk without informing us of your personal data. Visits to the website will be awarded with an ID for your session. This cannot identify you personally.
A Place To Hotel need a series of personal data to deal with you and your business, to maintain servicing of customer relations and market products and services. Certain information is collected and processed after the legal requirements pursuant to money laundering and accounting law.
The following information may be collected and processed when you visit www.aplacetohotel.dk: E-mail address, first and last name, address, telephone number, age, gender, technical details (IPs included), behavior (included: visited URL, event triggers, actions such as clicks, open rates, log-in time on each side etc.), geographical data and data that may be necessary for the execution of a trade.
A Place To Hotel collect and process information about you when you: Create an account, make purchases, inquiries, complaints and/or interact with A Place To Hotel otherwise, sign up and/or interact with online marketing materials (including but not limited to newsletters, SMS and notifications, ads on third-party websites or similar), provide personal information in other ways to us.
Our site is regularly scanned for security flaws and weaknesses, for us to quickly eliminate potential data leaks and thus make our site as safe as possible. The site is also scanned regularly for malware.
Your personal information is stored on secure networks and can only be accessed by a limited number of employees with rights to such information.
Any sensitive information or information involving payment are handled on encrypted servers that cannot be accessed from outside. Credit card information is processed by acquirers and cannot be accessed by either A Place To Hotel or employees of acquirers. These transactions are not stored on internal servers and processed at any time of A Place To Hotel.
A Place To Hotel can use Google Analytics to collect visitor statistics and pass in the connection IP addresses to Google Analytics. Privacy Google Analytics terms of acceptance by on aplacetohotel.dk and can be found here: https://safety.google.
Your information is stored on servers in the EU. Some personal data is managed by a third party (processor), which stores and processes personal data for A Place To Hotel under this privacy policy and applicable law on the protection of personal data.
– Data leakage.
We take security breaches and data leakage very seriously. On suspicion of data leakage from A Place To Hotels internal servers or from external partners several initiatives are launched to provide our customers with the best possible information and protection. This involves investigating the potential extent of damage, notification to potentially affected customers and users, notification to the Data Protection Agency, as well as actions to try to contain the extent of the damage. Do we suspect data leak from our website or its external partners, all stakeholders, including the user will be informed within 72 hours. Do you suspect that your data is leaked from A Place To Hotel, please contact us at any time.
– Other purposes.
In addition to the previously mentioned purposes, A Place To Hotel may also process your personal data with a view to complying with statutory requirements or establishing, exercising or defending legal claims.
With whom does A Place To Hotel share your personal data?
Your personal data may be disclosed to third parties only if you have given your consent. Your personal data may also be disclosed if required to execute an agreement to which you are a party, for example in connection with booking of travel. In certain circumstances and according to applicable law, it may be necessary to disclose personal data to public authorities or the police. Data may, for example, be disclosed to the police in the event of suspicion of credit card fraud.
In certain circumstances, A Place To Hotel may disclose your personal data to A Place To Hotels suppliers acting as service providers on behalf of us, for instance, in connection with the distribution of newsletters. Such suppliers process personal data only on behalf of A Place To Hotel and in accordance with our instructions and cannot consequently process the personal data for their own purposes.
Withdrawal of consent
You may always withdraw any consent you have given to A Place To Hotel. We will then delete the personal data unless we are able to continue the processing on other legitimate grounds. Withdrawing your consent, however, may result in us no longer being able to offer the same products and services to you.
You can withdraw your consent to receiving newsletters by using the unsubscribe link directly in the communication.
Your rights
You have a right to know which data A Place To Hotel processes about you and for which purpose such data is processed. You are also entitled to object to your personal data being processed, including profiling, and to demand correction, deletion or blocking of data, which is incorrect, misleading or has been similarly processed in violation of legislation, or demand restriction of the processing of personal data.
Security
A Place To Hotel sets great store by the confidentiality of all personal data, allowing such data to be processed only by employees who have received proper processing instructions to prevent that such data is destroyed or disclosed to any unauthorized third parties.
Changes in the processing of personal data
We reserve the right to update and modify this Privacy Policy. The date for the latest update of the guidelines appears on top of the page.
Contact
If you want access to the information that is registered about you at A Place To Hotel, please contact the hotel at e-mail: esbjerg@aplacetohotel.com.
If you have incorrect data or have any other objections, please contact the same place.
If you want to complain about A Place To Hotels processing of your personal information may be done by the Data Inspectorate:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300 København K Telefon: 33 19 32 00 E-mail: dt@datatilsynet.dk
.